Работа любой компании предполагает регулярное уничтожение от бумаг, которые уже отслужили свое. Это могут быть как важные, содержащие персональные сведения документы, так и простые черновики и другие листы, не несущие в себе никакой секретной информации.
От того, что именно вы планируете уничтожать, зависят и способы утилизации документов. В этой статье мы рассмотрим основные из них.
Документы с важными сведениями
Прежде всего, вопрос об утилизации встает, когда речь идет про бумаги, содержащие важную информацию. Что значит важную? Прежде всего, это любые персональные данные сотрудников и других людей, а также любые сведение, которые относятся к коммерческой тайне и любые данные, которые не должны попасть к третьим лицам.
Все эти бумаги должны уничтожаться таким образом, чтобы ни у кого не было возможности как-либо восстановить их. Отсюда вытекает три основных варианта:
- самостоятельное тщательное измельчение и передача получившейся массы на переработку (подходит только для небольших объемов документов, так как требует очень много времени и сил);
- профессиональное шредирование, кипирование, прессование и передача на переработку (оптимальный вариант — быстрый, простой, удобный, гарантированно безопасный, но платный);
- сжигание — неудобный и вредит экологии.
Документы без важных сведений
Устаревшие документы без важных сведений, а также любые ненужные и неценные бумаги можно уничтожать следующими способами:
- самостоятельная передача в макулатуру — грамотный, экологически осознанный способ;
- сжигание — аналогично бумагам из первой группы;
- выбрасывание на помойку (один из самых неудачных вариантов — неэкологично, небезопасно, тяжело).
Важные нюансы
Очень важно помнить, что, какой бы вариант вы ни выбрали, необходима предварительная подготовка:
- сформировать комиссию, которая будет перебирать документы и решать, какие из них подлежат уничтожению;
- все выделенные к утилизации дела должны сопровождаться соответствующими актами;
- при выделении необходимо ориентироваться в первую очередь на требования закона, а также на практическую целесообразность избавления от бумаг;
- перед началом работ необходимо внимательно изучить законодательство, чтобы в дальнейшем понимать, какие именно бумаги и сколько необходимо хранить, помните, что в делопроизводстве есть документы, которые хранятся всего несколько лет, а есть те, которые важно беречь десятилетиями;
- после физического уничтожения важно также подготовить акты об этом.