Утилизация

Утилизация архивов и документов с истекшим сроком хранения

Кроме соблюдения порядка по сохранению, транспортировке, переработке и уничтожению твердых бытовых отходов (ТБО), предприятиям и учреждениям необходимо щепетильно подойти к такому вопросу, как уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Это не обычная макулатура, просто так в пункт приеме ее не отнести. Нужно выполнить определенный порядок действий, чтобы не попасть под штрафные санкции.

Утилизация архивов и документов для общего случая

Утилизация архивов и документов для общего случая
Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения начинается с подготовки к процедуре.

Руководителю учреждения или предприятия, ответственному лицу нужно:

  1. Придерживаясь установленных законодательных норм, дать экспертную оценку документам, определить их ценность;
  2. Выявить те бумажные носители, срок хранения которых уже подошел к концу, отделить их от общей массы справок, докладов и т.п.;
  3. На документы с оконченным сроком хранения составить акт о направлении на утилизацию;
  4. Направить заявку в государственные органы о разрешении на уничтожение;
  5. После получения разрешения приступить к ликвидации бумажных носителей.

Допускается утилизация документов с истекшим сроком хранения, если они относятся к категории временного хранения – до 10 лет. Бумажные носители регулярного хранения должны направляться в архивы. Срок их хранения длительный – от 75 лет.

В качестве экспертов привлекаются квалифицированные сотрудники разных отделов учреждения или организации. Руководит комиссией председатель, назначенный руководством. В задачу экспертов входит:

  1. Определение ценности бумажных носителей;
  2. Выявление нарушений, переоформление и разделение документов на категории;
  3. Составление списка бумаг, которые необходимо утилизировать.

По завершению экспертизы данные о документах, подлежащих уничтожению, вписывают в акт. В нем указывается количество и название дел, сроки работы с ними, а также правовые основания для направления документов на утилизацию. Акт подписывается руководством, которое выдает приказ на уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения (Одна Загрузка ) Образец акта уничтожения документов с истекшим сроком хранения (285 Загрузок )

Способы утилизации документов с истекшим сроком хранения

Способы утилизации документов с истекшим сроком хранения

Распространены три основных метода утилизации бумажных носителей:

  1. Пропускание через шредер – простой метод, который требует специальное оборудование;
  2. Термическое уничтожение в печах – оказывает негативное воздействие на окружающую среду;
  3. Вывоз бумаг не специальные полигоны или на перерабатывающие предприятия.

Для небольших субъектов хозяйственной деятельности актуален вопрос, как уничтожить документы с истекшим сроком хранения самостоятельно. Если речь не идет о секретных справках и докладных, они могут организовать процесс утилизации собственными силами.

Уничтожение в этом случае может проводится по первому варианту – через шредер. В зависимости от модели устройства, оно способно одновременно принимать до 10-80 листов бумаги, наполняясь до 10-300 л.

Сжигание архивов и документов

Если требуется сжигание документов, в таком случае придется обращаться к компаниям, которые имеют не только специальные печи, но и лицензию на проводимые работы. В этих устройствах сжигается не только бумага, но и другие информационные носители, корпус которых выполнен из пластмассы (например, флешки).

Процедура выполняется следующим образом:

  1. Заключается договор на утилизацию;
  2. Бумаги помещаются в специальную емкость и опечатываются;
  3. Емкость передается по акту приема-передачи специалистам утилизирующей компании;
  4. Последние отправляют бумаги в печь, в который они полностью уничтожаются;
  5. Заказчику выдается акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Если после использования шредера есть вероятность восстановления документов, то после использования высокотемпературной печи они утилизируются безвозвратно. Таким образом можно уничтожать большие объемы бумаги – около 5 т за 30-60 минут.

Вывоз на полигоны или перерабатывающие производства

Процедура аналогична предыдущей – от заключения договора до получения акта. Разница в способе утилизации. Захоронение на полигонах – наиболее расточительный вариант. Ведь из бумаги можно получить вторсырье. Это не только экономит природные ресурсы, но и более дешевый способ получения новой бумажной продукции.

На перерабатывающих предприятиях можно получить продукцию разного качества. Все зависит от степени очистки – чем она выше, тем на выходе более ценный продукт. Но он потребует дорогостоящего оборудования.

При невысокой степени очистки можно получить продукцию низкого качества, из которой изготавливается бумажная тара: упаковки, лотки, коробки.

Куда обратиться для утилизации документов?

Для пользователей сайта Vyvoz.org нами был собран (и постоянно пополняется) перечень организаций в крупных (и не только) городах России, которые занимаются утилизацией документов и архивов:

Особенности уничтожения документов

Особенности уничтожения документов
В зависимости от назначения бумаг необходимо соблюдать предъявляемые к ним органами власти требования.

Например, финансовые отчетности хранятся не менее 5 лет. Их проверяют налоговые органы, при досрочном уничтожении руководство предприятия – директор и главный бухгалтер – могут понести уголовную ответственность.

Аналогичные последствия и для руководителей при неправомерном уничтожении архивной документации. Поэтому перед направлением в утиль бумаги должны оцениваться комиссией эксперта.

При наличии среди уничтожаемых секретных бумажных носителей, они определяются в отдельный список и сжигаются в закрытом от посторонних лиц помещении. Их также оценивает комиссия, которая действует на основании специально выданного приказа руководителя организации или учреждения.

мко, но очень обстоятельно об основных правилах уничтожения архивных документов.

Читайте также

Подписаться
Уведомление о
guest

0 комментариев
Встроенные отзывы
Посмотреть все комментарии
0
А что Вы думаете по этому поводу?x