Утилизация архивов и документов с истекшим сроком хранения

Кроме соблюдения порядка по сохранению, транспортировке, переработке и уничтожению твердых бытовых отходов (ТБО), предприятиям и учреждениям необходимо щепетильно подойти к такому вопросу, как уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Это не обычная макулатура, просто так в пункт приеме ее не отнести. Нужно выполнить определенный порядок действий, чтобы не попасть под штрафные санкции.

Утилизация архивов и документов для общего случая

Руководителю учреждения или предприятия, ответственному лицу нужно:

1. Придерживаясь установленных законодательных норм, дать экспертную оценку документам, определить их ценность;
2. Выявить те бумажные носители, срок хранения которых уже подошел к концу, отделить их от общей массы справок, докладов и т.п.;
3. На документы с оконченным сроком хранения составить акт о направлении на утилизацию;
4. Направить заявку в государственные органы о разрешении на уничтожение;
5. После получения разрешения приступить к ликвидации бумажных носителей.

Допускается утилизация документов с истекшим сроком хранения, если они относятся к категории временного хранения – до 10 лет. Бумажные носители регулярного хранения должны направляться в архивы. Срок их хранения длительный – от 75 лет.

В качестве экспертов привлекаются квалифицированные сотрудники разных отделов учреждения или организации. Руководит комиссией председатель, назначенный руководством. В задачу экспертов входит:

1. Определение ценности бумажных носителей;
2. Выявление нарушений, переоформление и разделение документов на категории;
3. Составление списка бумаг, которые необходимо утилизировать.

По завершению экспертизы данные о документах, подлежащих уничтожению, вписывают в акт. В нем указывается количество и название дел, сроки работы с ними, а также правовые основания для направления документов на утилизацию. Акт подписывается руководством, которое выдает приказ на уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

Способы утилизации документов с истекшим сроком хранения

Распространены три основных метода утилизации бумажных носителей:

1. Пропускание через шредер – простой метод, который требует специальное оборудование;
2. Термическое уничтожение в печах – оказывает негативное воздействие на окружающую среду;
3. Вывоз бумаг не специальные полигоны или на перерабатывающие предприятия.

Для небольших субъектов хозяйственной деятельности актуален вопрос, как уничтожить документы с истекшим сроком хранения самостоятельно. Если речь не идет о секретных справках и докладных, они могут организовать процесс утилизации собственными силами.

Уничтожение в этом случае может проводится по первому варианту – через шредер. В зависимости от модели устройства, оно способно одновременно принимать до 10-80 листов бумаги, наполняясь до 10-300 л.

Сжигание архивов и документов

Если требуется сжигание документов, в таком случае придется обращаться к компаниям, которые имеют не только специальные печи, но и лицензию на проводимые работы. В этих устройствах сжигается не только бумага, но и другие информационные носители, корпус которых выполнен из пластмассы (например, флешки).

Процедура выполняется следующим образом:

1. Заключается договор на утилизацию;
2. Бумаги помещаются в специальную емкость и опечатываются;
3. Емкость передается по акту приема-передачи специалистам утилизирующей компании;
4. Последние отправляют бумаги в печь, в который они полностью уничтожаются;
5. Заказчику выдается акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Если после использования шредера есть вероятность восстановления документов, то после использования высокотемпературной печи они утилизируются безвозвратно. Таким образом можно уничтожать большие объемы бумаги – около 5 т за 30-60 минут.

Вывоз на полигоны или перерабатывающие производства

Процедура аналогична предыдущей – от заключения договора до получения акта. Разница в способе утилизации. Захоронение на полигонах – наиболее расточительный вариант. Ведь из бумаги можно получить вторсырье. Это не только экономит природные ресурсы, но и более дешевый способ получения новой бумажной продукции.

На перерабатывающих предприятиях можно получить продукцию разного качества. Все зависит от степени очистки – чем она выше, тем на выходе более ценный продукт. Но он потребует дорогостоящего оборудования.

При невысокой степени очистки можно получить продукцию низкого качества, из которой изготавливается бумажная тара: упаковки, лотки, коробки.

Куда обратиться для утилизации документов?

Для пользователей сайта Vyvoz.org нами был собран (и постоянно пополняется) перечень организаций в крупных (и не только) городах России, которые занимаются утилизацией документов и архивов:

Особенности уничтожения документов

Например, финансовые отчетности хранятся не менее 5 лет. Их проверяют налоговые органы, при досрочном уничтожении руководство предприятия – директор и главный бухгалтер – могут понести уголовную ответственность.

Аналогичные последствия и для руководителей при неправомерном уничтожении архивной документации. Поэтому перед направлением в утиль бумаги должны оцениваться комиссией эксперта.

При наличии среди уничтожаемых секретных бумажных носителей, они определяются в отдельный список и сжигаются в закрытом от посторонних лиц помещении. Их также оценивает комиссия, которая действует на основании специально выданного приказа руководителя организации или учреждения.